Instruks for valgkomiteen i TUIL Tromsdalen fotball. Oppdatert januar 2019

1. Mandat

Valgkomiteens oppgave er å avgi innstilling til årsmøtet om valg av alle tillitsverv som skal velges på årsmøtet (vedtektene §19), herunder medlemmer og varamedlemmer til styret i TUIL Tromsdalen fotball.

Valgkomiteen fremmer også forslag på styreleder og nestleder.

Valgkomiteen skal også fremme forslag til kontrollkomite.

Valgkomiteens rolle er forankret i klubbens vedtekter, §19, og de skal i tillegg til å følge denne instruks, følge idrettens lover og forskrifter.

2. Sammensetning, valg og godtgjørelse

Valgkomiteen består av 3-5 medlemmer. Valgkomiteens medlemmer velges etter innstilling fra styret til årsmøtet for to år av gangen. Blant valgkomiteens medlemmer velges leder særskilt av årsmøtet.

Maksimalt antall år i valgkomiteen er tre perioder, det vil si seks år. Ved hvert valg utgår minimum et medlem slik at sammensetningen av valgkomiteen rulleres samtidig som kontinuitet sikres.

Med referanse til klubbens vedtekter skal utvalget ha en kjønnsbalanse som reflekterer medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn der det velges eller oppnevnes mer enn tre personer. Der det velges tre personer eller færre, skal begge kjønn være representert.

Valgkomiteens mottar ikke godtgjørelse for sitt arbeid, men eventuelle kostnader bæres av klubben.

3. Oppgaver og saksbehandlingsregler

Det er valgkomiteens leder som innkaller til møter.

Valgkomiteen er beslutningsdyktig når valgkomiteens leder og ett medlem er til stede. Saker avgjøres ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er det stemmen til valgkomiteens leder som avgjør.

Valgkomiteens arbeid skal igangsettes minimum 6 måneder før årsmøtet hvert år ved at det utarbeides en plan for komiteens arbeid. Valgkomiteen er selv ansvarlig for å utarbeide planen.

Valgkomiteen skal kartlegge styrets kompetanse og sammensetning slik komiteen finner det formålstjenlig. Deretter skal komiteen identifisere fremtidige kompetansekrav og angi metode for å fylle det eventuelle gapet.

Valgkomiteen skal innhente den informasjonen som ansees nødvendig i dette arbeidet.

Valgkomiteens innstilling skal sendes klubbens administrasjon senest 3 uker før årsmøtet finner sted.

Dersom det skulle inntreffe endringer i styret i løpet av året som fordrer nyvalg, plikter valgkomiteen å tre sammen.

Valgkomiteens medlemmer har taushetsplikt.

Vedtektenes § 9 om habilitet gjelder også for valgkomiteens medlemmer.

Valgkomite - instruks (Sak 2, årsmøte 2024)